Tails.com kwaliteitsbeleid

Ons doel is om het leven van honden en hun baasjes te verbeteren, met de visie om de wereld van huisdiervoeding voorgoed te veranderen.

Kwaliteit en veiligheid voor onze klanten en huisdieren staat centraal in wat wij doen en heeft voor ons de hoogste prioriteit.

Wij toetsen ons aan de hoogste industrienormen voor de kwaliteit en veiligheid van diervoeding.

We hebben een kwaliteit- en voedselveiligheidsbeleid dat alle aspecten van veiligheid, wetgeving, voedingswaarden en de veranderende behoeften van onze klanten in overweging neemt.

Wij herzien onze processen regelmatig om ervoor te zorgen dat ze zo goed mogelijk zijn.

Hierin streven wij naar:

Veilig voedsel; we houden ons aan veiligheidsvoorschriften zoals die van DEFRA in het Verenigd Koninkrijk en de NVWA in Nederland
Het nakomen van onze beloften wat betreft voedingswaarden en smakelijkheid
Het leveren van het juiste voedsel aan onze klanten, in de juiste hoeveelheid
Te zorgen dat de levering aan onze klanten ononderbroken en altijd op tijd is
Voortdurend te evalueren zodat we dat we aan de hoogste normen kunnen voldoen

Onze organisatie

Sinds 2014 helpt het team van tails.com mensen om hun honden geavanceerde gepersonaliseerde voeding te geven ter ondersteuning van een lang, gelukkig en gezond leven.

Binnen ons tails.com abonnement doen wij dit door middel van een op maat gemaakte brokkenmix. Deze voldoet aan de voedingsbehoeften van elk huisdier op basis van ras, leeftijd, levensstijl en andere factoren.

Verder bieden we een uitgebreid assortiment van traktaties en extraatjes binnen het abonnement, welke ook via de online winkel worden besteld.

Wij werken met externe fabrikanten om onze ingrediënten, aanvullende producten en verpakkingen te produceren. Wij mengen de op maat gemaakte recepten in onze eigen productiebedrijven, gevestigd op twee locaties in het Verenigd Koninkrijk en één locatie in Nederland. Wij maken gebruik van externe distributeurs om aan onze klanten in het Verenigd Koninkrijk en Europa te leveren.

Zorgvuldigheidsonderzoek en risicomanagement

Onze leveranciers

Wij beoordelen en keuren al onze leveranciers voordat wij ze in dienst nemen om er zeker van te zijn dat hun voedselveiligheids- en kwaliteitssystemen aan onze hoge verwachtingen voldoen. Ze moeten allemaal onze gedragscode voor leveranciers naleven. Na goedkeuring beoordelen wij de prestaties van onze leveranciers regelmatig, met een frequentie die wordt bepaald door onze risico resultaten, maar minimaal eenmaal per jaar.

Onze producten

Als onderdeel van ons nieuwe productontwikkelingsproces beoordelen wij alle levensmiddelen, non-food producten en verpakkingsmaterialen op risico's voordat wij deze voor het eerst in ontvangst nemen.

Wij zorgen ervoor dat:

Kwaliteitscontroles tegen onze specificaties worden uitgevoerd op alle materialen op het eerste punt van binnenkomst op ons terrein.
Voedingsmiddelen microbiologisch en nutritioneel worden gecontroleerd om te bevestigen dat ze voldoen aan onze productspecificaties.
We voeren regelmatig interne tests uit en sturen ook regelmatig monsters naar onafhankelijke laboratoria om ze te laten testen.
We slaan onze producten zorgvuldig op
We stellen non-conformiteitsrapporten op wanneer producten niet voldoen aan onze interne of externe tests, en werken samen met onze leveranciers om de nodige kwaliteitsverbeteringen door te voeren.
We hebben een traceerbaarheidsproces om alles in onze toeleveringsketen tijdig te kunnen volgen.
We minimaliseren productafval en voeren het zorgvuldig en verantwoord af.
We hebben effectieve procedures en voeren controles uit in verschillende stadia van de toeleveringsketen om ervoor te zorgen dat we onze kwaliteitsnormen handhaven.

Onze HACCP

Via ons HACCP-systeem (Hazard Analysis Critical Control Point) hebben wij de risico's in onze toeleveringsketen in kaart gebracht en passende controlemaatregelen genomen om deze risico's te beperken.

Wij herzien het HACCP-systeem jaarlijks of wanneer zich een belangrijke verandering voordoet in ons proces, ons product, onze leveranciers of onze mensen, of na het ontstaan van een nieuw voedselfrauderisico, wanneer wij een product terugroepen, of na herhaalde klachten van klanten.

Wij voeren ook regelmatig audits uit, waarbij we de doeltreffendheid en de naleving van ons voedselveiligheidssysteem controleren.

Onze processen

Ons Quality Management System (QMS) ondersteunt het HACCP voedselveiligheidssysteem en beschrijft de standaarden en procedures voor onze productieactiviteiten om een voedselverwerkende omgeving en producten te handhaven die hygiënisch en veilig zijn; nu en in de toekomst.

Het QMS beschrijft processen voor onder meer huishouding en hygiëne, documentenbeheer, interne audits, kalibreren, onderhoud, beveiliging van de locatie, onze normen, ongediertebestrijding, opleiding van personeel en producttesten.

Onze systemen voor kwaliteit en voedselveiligheid worden continu herzien en bijgewerkt om te garanderen dat alle maatregelen worden genomen om het risico op lichamelijke, chemische en biologische kruisbesmetting te minimaliseren. We handhaven een hoog niveau van hygiëne in onze fabrieken om een veilige en schone werkomgeving te garanderen. Ook zorgen wij ervoor dat onze machines en apparatuur worden onderhouden, geïnspecteerd en gekalibreerd, zodat we iedere bestelling efficiënt en zorgvuldig bij de klant kunnen afleveren.

Wij maken gebruik van interne en onafhankelijke audits van onze processen, systemen en instrumenten om onze aanpak te valideren, om te controleren of onze prestaties op schema liggen en om manieren te vinden om onze activiteiten te verbeteren.

Bestuur

Tails.com heeft een Commissie Materialiteit opgericht, wat bestaat uit senior management vanuit de gehele organisatie. Het doel hiervan is ervoor te zorgen dat we duidelijk zijn over de positieve en negatieve effecten van ons bedrijf op onze materiële belanghebbenden. De Commissie Materialiteit heeft als taak ervoor te zorgen dat wij een beleid hebben om onze positieve invloed te vergroten en negatieve invloed te verminderen, dat er plannen zijn om onze prestaties op termijn te verbeteren en dat deze plannen worden uitgevoerd. Dit omvat onder meer ons beleid voor voedselveiligheid en kwaliteit. Onze Commissie Materialiteit zal ten minste eenmaal per jaar over al onze gebieden van invloed rapporteren aan onze Board van Investeerders.

Training en communicatie

Alle medewerkers, ongeacht hun functie of rol, moeten een rol spelen bij het handhaven van onze verwachtingen op het gebied van voedselveiligheid en kwaliteit. Dit beleid wordt opgehangen in onze fabrieken en op onze website, zodat onze cultuur van kwaliteit en voedselveiligheid voor iedereen zichtbaar is.

Wij leiden al onze productiemedewerkers op, zodat zij op de hoogte zijn van onze systemen, standaarden en procedures om de voedselveiligheid te garanderen. Deze training omvat hygiëne- en gezondheidsregels, beschermende kleding en het signaleren en rapporteren van problemen. Alle bezoekers en leveranciers van onze fabriekslocaties moeten een inductie volgen om ervoor te zorgen dat zij onze vereisten begrijpen en naleven.

Meten van prestaties en vooruitgang

Om doeltreffende kwaliteits- en voedselveiligheidssystemen in stand te houden, meten en ontwikkelen wij essentiële prestatie-indicatoren (KPI's), zoals klachten van klanten en meldingen van tekortkomingen, om te begrijpen of wij volgens onze standaarden presteren en waar mogelijkheden tot verbetering liggen.

Wij evalueren en communiceren onze KPI's regelmatig met ons team en onze leveranciers. Zo kunnen we er samen aan werken om beter te presteren en de productkwaliteit te verbeteren.

Wij stellen onszelf en onze leveranciers doelen die in de loop van de tijd steeds strenger worden, om procesverbeteringen te stimuleren en inzicht te krijgen in onze invloed op de toeleveringsketen en onze klanten.

Problemen melden

Onze klanten kunnen contact opnemen met ons Klantenervaring Team via telefoon, e-mail, social media of chat om ons te informeren over eventuele problemen.

Ons geïntegreerde non-conformiteitsrapportagesysteem en onze communicatiekanalen stellen ons interne team in staat om problemen te registreren, zodat deze kunnen worden aangepakt, getrend en gerapporteerd.

Als een teamlid, klant of leverancier problemen heeft met betrekking tot tails.com, hebben we een open cultuur van feedback en we moedigen iedereen aan om dit te delen met hun contactpersoon op de werkvloer of hun leidinggevende. Ze kunnen ook problemen melden door in vertrouwen contact op te nemen met onze Head of Quality of onze Operations Director. We hebben ook een confidentieel en non-compliance rapportagesysteem genaamd SpeakUp, waar elk teamlid zijn bezorgdheid kan uiten en deze onafhankelijk zal worden onderzocht.

Goedkeuring

De uiteindelijke verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat wij onze verplichtingen inzake kwaliteit en voedselveiligheid nakomen, ligt bij ons Management Team. Dit beleid is goedgekeurd door onze CEO.

James Davidson

CEO, Directeur en Mede-oprichter

1 November 2022